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Los procesos de abastecimiento comprenden la adquisición de materia prima y actividades necesarias para una operación óptima dentro de las empresas; esto puede implicar desde la compra de suministros hasta servicios internos y externos, combinados con la tecnología para obtener mejores prácticas en el área de operación y compras. Sí el proceso se lleva a cabo correctamente, se verá reflejado en ahorro, productividad y eficiencia.

¿Cómo estructurar un plan de abastecimiento para mi empresa en 5 pasos?

  1. Calcula las necesidades de tu empresa.

Deberás realizar un plan de gastos el cual incluya gastos fijos y variables, así como clasificar lo urgente contra lo importante; esto te permitirá identificar las necesidades de la empresa al tener un conocimiento a detalle del plan de gastos mensual, trimestral y anual.

Así mismo los Directores y Gerentes deben conocer las necesidades operativas de fondo y realizar un seguimiento a detalle sobre las áreas operativas de compras, ventas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Es importante calcular el tiempo que transcurre entre los egresos e ingresos  a la perfección; es decir,  el tiempo que transcurre entre un pago que realizas a los proveedores al comprar los suministros y el  retorno de los ingresos de ventas a la empresa.

  1. Busca los proveedores adecuados.

Para seleccionar al proveedor correcto debemos buscar personas que nos proporcionen información clara y precisa acerca del potencial de nuevos artículos; así como explicar y comparar los productos o servicios en relación con su competencia e identificar las áreas de oportunidad que tendríamos como empresa.

El proveedor electo debe buscar reducir el presupuesto planteado, aliarse con la empresa para reducir costos, conseguir créditos, financiar estrategias de mercadeo, ser confiable, capaz, responsable y debe estar listo para dar lo mejor de sí a la hora de cualquier imprevisto.

  1. Estipula un plan de almacenamiento de productos

El plan deberá explicar y dar soluciones a las siguientes cuestiones:

Recepción: ¿En qué zona y qué personal realizará la recepción de insumos?

Almacenamiento: Etiquetar en almacén estratégicamente por: categoría, nuevos ingresos, mercancías especiales, insumos de mayor y menor volumen.

Preparación de pedidos: Establecer un plan para el control de inventarios por departamento.

Responsable: Se deberá encargar de conocer la cantidad del suministro, el estado del material o el producto y tener bien identificado tanto la categoría como el etiquetado del producto.

  1. Crea tu plan de distribución ideal

Este debe incluir desde el momento en el que responsable distribuye los insumos a los empleados  y maquinarias, así como el plan de seguridad, cantidades, fechas de entrega, control de inventario diario y actualizaciones de los requerimientos de los empleados o departamentos.

  1. Contratar una empresa como solución al abastecimiento de productos

Los mejores programas-softwares de la gestión de la cadena de suministro tienen la característica común de satisfacer rápidamente las demandas que tienen las empresas en relación con los productos o servicios que requieren.  Estos programas ayudarán a minimizar los errores del departamento de administración, compras y finanzas y solucionarán los problemas más comunes, tales como búsqueda de mejores proveedores, entrega de insumos a tiempo, entre  muchos otros.